【期刊】掌握開會技巧會議達人就是你-不開無效的會議

【篇名】掌握開會技巧會議達人就是你-不開無效的會議

【出處】能力雜誌月刊第632期

【前言】已故管理大師彼得．杜拉克(Peter F. Drucker)曾指出，要做一位有效的管理者，很重要的一件事是：不開無效的會議。 沒有效果的會議就是浪費時間，開有效的會議，主管才能創造高效能。各式各樣的會議，常讓人分身乏術、開到嘔吐。套句法國文豪巴爾札克 (Honore de Balzac)的名言：「我不在咖啡館，就在前往咖啡館的路上。」對多數經理人及管理階層來說，工作生涯的寫照是：「我不在開會，就是在前往開會的路 上。」

不開無效的會議
在工作上擔任的職級越高，責任越重，需要溝通、協調、評估、決策的事項越多，自然參與會議也就越多。根據研究調查顯示，一般的主管在一星期中，平均有一半時間是耗在開會上。
杜拉克曾於《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)為文指出，開一場會議要有效果，與會者必須要有高度的自律能力，要讓會議有效率，首先需決定會議的類型。針對不同的會議，會前準備的功夫也不同。
在杜拉克眼中，艾佛烈．史隆(Alfred Sloan)是一位最具效能的企業領導人，史隆於1920到1950年執掌通用汽車(General Motors)，杜拉克讚許史隆非常擅長開有效的會議及後續追蹤：「一星期6個工作天，史隆大部分時間都在開會，其中3天開正式的委員會，另外3天與通用的一個主管或一群主管開專案會。正式會議開始時，他會先宣布會議目的，然後仔細聆聽，他從來不做筆記，除了澄清疑點之外，幾乎不發言。會議結束時，他會進行總結，感謝每一位與會者的參與。隨後他會寫一分簡短的備忘錄，寄給與會的每一個人，備忘錄的內容是會議結論的總結，包括：針對同樣議題再次召開會議或進行研究、任務完成的期限、負責的主管等。」杜拉克強調，史隆寫的每一張會議備忘錄都堪稱傑作，善用這些備忘錄，讓史隆成為極為優秀的高效主管。

學習當個會議達人
但很多企業常見的狀況是：開會時眾人現場說得慷慨激昂、大鳴大放，散會之後大家如鳥獸散，好像該說的話說完了，從此就與他無關了。缺乏後續追蹤的會議，開得再多、再久，也是徒然浪費時間而已。
在許多企業中，開會已經變成一種慣例，甚至成為儀式。會議主持人並未有效掌握會議策略與技巧，使得會議流於形式，甚至成毫無建樹的批鬥大會。時間管理專家馬可．曼西尼(Marc Mancini)在其著作《高效能時間管理》(Time Management)書中建議：如果你是會議主持人，你的任務就是固守時間。如果你是與會人，挑戰就更加艱難，你要引導大家讓會議變得更有生產力。他提出以下10項提高會議生產力的原則：
1.每次開會都擬出書面議程：每次開會時，至少在開會前24小時將議程發給所有與會者；如果是你受邀參加會議，也要請對方事先提供你書面議程。
2. 明定會議開始及結束的時間：會議開始時間，不能因為等待遲到的人而延遲，嚴格規定會議結束的時間，會讓與會者討論更有效率，而且比較不會離題。將會議時間訂得短一點，通常可以讓討論更聚焦在會議的真正目標上。
3.訂出目標，討論議題的數量要合理：至少訂出一個目標，沒有目標的會議將漫無方向。訂出目標後，接著要設計出合理的討論議題數目，議題數目太多的會議，從一開始就注定會失敗。如果必須涵蓋相當多的主題，可以把較不重要的議題延到下次會議再討論，或者將會議分成同步或幾個次級會議，分別處理議題。
4.只邀請必要的人與會：召開會議的人，常認為應該邀請所有相關的人都來開會，其中自然包含對這場會議不太有興趣的人，這是個嚴重的錯誤。開會討論的時間，會因與會人數的增加呈現等比級數擴張。根據調查結果，會議人數最多6人時效果最好，人再多，會議生產力下降，而成為意見論壇。
5.不要因為慣例而開會：很多公司都有「週一晨會」或「每月月會」，但應思考的是，大多數定期舉辦的會議，是否真能鼓勵同仁提報他的心得想法呢？如果只是時間到了就舉行的會議，不具太大的價值。
6.不要讓一群人做一個人就能做好的事
7.塑造提升生產力的會議環境：
◆照明是否有助於提升會議的生產力及氣氛？
◆有窗戶的會議室，是讓與會者視野開闊還是導致分心？
◆會議桌椅的排列方式是否能促進良好的溝通？
◆會議室溫度是否適中，讓人感覺舒適？
◆視訊設備是否準備妥當並確認能夠運作？
◆飲料、點心和布置確保會議室成為人性化的環境？
◆椅子坐起來舒服嗎？會不會太舒服？
◆確定會議室能夠完全不受干擾？
8.設置意見箱與離題箱：在白板或電腦上列出與會者所提供的意見，可以提供作為正式會議紀錄的重點，另外設置一個「離題箱」—將所有離題的主意或討論列到另一個白板上，等到會後再處理，這是會議中有效排除離題意見及觀點的好方法。
9.會議結束前，口頭總結所有的協議與決議：共識是會議成功的關鍵，此時要讓與會者釐清問題，補充行動計畫中缺欠的細節。
10.會後整理書面會議摘要，列出所有要達成會議共識應採取的步驟，發給每位與會者：會議摘要表內容包括：共同決議的行動內容、負責人、期限、下次會議時間等，這也是行動計畫的簡要版本。

【結論】
以上提到很多關於開會的注意事項，但最重要的是如何讓一個會議有效率、有效果，其掌控權還是在於主持會議的人，不離題、不拖長會議時間...等，都是需要經過鍛鍊，就讓我們一起邁向有效率的會議之路。